Bot do rezerwacji
wizyt

Bot do rezerwacji czy system rezerwacji na stronie

To dwa różne narzędzia i często pracują razem. System rezerwacji na stronie to kalendarz, w którym klient sam klika w wolny termin. Działa świetnie dla osób, które wiedzą, czego chcą, i lubią klikać. Bot do rezerwacji umawia w rozmowie, tam, gdzie klient już pisze: na WhatsAppie, Instagramie albo w czacie na stronie. Dla wielu osób napisanie „jest coś w sobotę rano?” jest prostsze niż szukanie przycisku „Zarezerwuj”.

W projekcie dla Laser Lux z Kutna postawiłem na duży system rezerwacji na stronie, podobny do Booksy. W sieci Gladkotnacy Barber rezerwacje działają dla każdej filii, a obok pracuje chatbot. Wybór zależy od tego, skąd przychodzą Twoi klienci i jak wolą się umawiać. Często najlepiej działa połączenie: kalendarz na stronie dla klikających i bot w komunikatorach dla piszących.

Automatyczne umawianie wizyt: co bot musi wiedzieć

Bot jest tak dobry, jak zasady, które dostanie. Przed startem spisuję z Tobą:

• listę usług z czasem trwania i orientacyjną ceną,
• kto wykonuje którą usługę i w których filiach,
• godziny pracy, przerwy i dni wolne,
• bufory między wizytami, na przykład na przygotowanie stanowiska,
• zasady przekładania i odwoływania wizyt,
• usługi, których bot nie umawia sam, bo wymagają konsultacji.

Najwięcej kłopotów robią wyjątki: zabieg, który wymaga wcześniejszej konsultacji, usługa wykonywana tylko przez jedną osobę, pakiet kilku wizyt. Lepiej nazwać je na starcie, niż poprawiać grafik po pierwszym tygodniu. Takie przypadki bot oddaje recepcji z kompletem informacji, zamiast wpisywać wizytę na ślepo.

Skąd bot bierze wolne terminy

Bot do rezerwacji musi widzieć prawdziwy kalendarz, inaczej umówi dwie osoby na tę samą godzinę. Jeśli korzystasz z systemu rezerwacji, który pozwala na połączenie z zewnętrznymi narzędziami, bot zapisuje wizyty bezpośrednio w nim. Jeśli Twój system tego nie umożliwia, są dwie drogi. Pierwsza: kalendarz w CRM, który staje się głównym grafikiem firmy. Druga: bot zbiera prośbę o termin, a recepcja potwierdza ją ręcznie. To nadal oszczędza czas, bo komplet danych od razu jest w jednym miejscu.

Gdy grafik obejmuje kilku specjalistów i kilka filii, najprostszy okazuje się często CRM na zamówienie, w którym kalendarze, klienci i historia wizyt są razem. Buduję go sam, a gotowy system dostajesz w 15 dni.

Przypomnienia i wizyty, na które nikt nie przyszedł

Nieodwołana wizyta to pusta godzina, za którą nikt nie zapłaci. Przypomnienie dzień wcześniej, z możliwością potwierdzenia albo zmiany terminu jednym kliknięciem, to najprostszy sposób, żeby takich godzin było mniej. Wysyłam je kanałem, którego klient użył przy rezerwacji: na WhatsAppie z zatwierdzonego szablonu albo SMS-em. Zwolnione miejsce od razu wraca do kalendarza i może trafić do kogoś z listy oczekujących.

Przypomnienie o umówionej wizycie to wiadomość obsługowa. Propozycja kolejnego zabiegu czy nowej usługi to już marketing, który wymaga osobnej zgody, więc zbieram ją oddzielnie, a nie przy okazji rezerwacji.

Rezerwacje online bot dla kilku filii

Przy sieci salonów bot musi najpierw ustalić, gdzie klient chce przyjść, a dopiero potem pokazywać terminy. Każda filia ma swój grafik, swoich specjalistów i często swój numer. Zgłoszenia trafiają do jednego CRM, ale każda filia widzi swoje wizyty, a właściciel całość. Tak zbudowany system rośnie razem z firmą: nowy salon to nowy kalendarz i kilka przycisków w bocie, a nie nowy chaos w telefonach. Jeśli rozwijasz sieć albo franczyzę, zobacz też, jak podchodzę do stron dla sieci i franczyz.

Dla kogo bot do rezerwacji ma największy sens

Najwięcej daje tam, gdzie wizyt jest dużo, są krótkie i powtarzalne: w barbershopach, salonach beauty, gabinetach fizjoterapii, warsztatach samochodowych i firmach sprzątających. Mniej tam, gdzie każda usługa wymaga wcześniejszej rozmowy i wyceny. Wtedy bot zbiera informacje i umawia na konsultację, a nie od razu na usługę. To też oszczędność, bo na konsultację przychodzi ktoś, kto już zna orientacyjną cenę.