CRM
na zamówienie

CRM na zamówienie: kiedy gotowy program przestaje wystarczać

    Gotowe programy CRM powstają z myślą o typowej sprzedaży: zapytanie, oferta, negocjacje, wygrana. Wiele firm ma jednak proces, który zaczyna się dopiero po sprzedaży. Sklep z biżuterią musi pilnować produkcji, pakowania i wysyłki. Sieć salonów musi rozdzielać rezerwacje między lokalizacje. Firma sprzątająca musi przydzielać zlecenia ekipom.

    W takich firmach gotowy CRM obrasta obejściami: dodatkowe arkusze, notatki w polu „uwagi”, statusy nazwane umownie. Po pół roku nikt już nie wie, gdzie co jest. CRM na zamówienie odwraca tę logikę. Zamiast dopasowywać firmę do programu, buduję program pod firmę.

    ## Dedykowany system CRM zaczyna się od mapy procesu

    Pierwszym etapem jest rozpisanie, co dzieje się od pierwszego kontaktu do zamknięcia sprawy. Kto przyjmuje zapytanie, co sprawdza, komu przekazuje, kiedy klient płaci, kto pakuje, kto wysyła i kto odpowiada na reklamację. Rozmawiam z właścicielem i z osobami, które wykonują tę pracę, bo to one wiedzą, gdzie są zatory.

    Z mapy powstaje projekt systemu: etapy, pola w karcie, role i widoki. Akceptujesz go na piśmie, zanim zacznę budować. To najważniejszy dokument całego wdrożenia, bo później każda zmiana kosztuje więcej niż na papierze.

    ## Indywidualny CRM to także mniej, a nie więcej

    Indywidualny CRM kojarzy się z ogromnym projektem informatycznym. W małej firmie jest odwrotnie: dobry system na zamówienie ma mniej funkcji niż gotowy program, bo zawiera tylko to, czego zespół używa. Recepcja widzi listę dzisiejszych rezerwacji, magazyn widzi zamówienia do spakowania, właściciel widzi liczby.

    Prostota ma znaczenie, bo decyduje o tym, czy system przetrwa pierwszy miesiąc. Jeśli pracownik musi kliknąć siedem razy, żeby zmienić status, wróci do zeszytu. Jeśli wystarczy jedno kliknięcie, będzie z systemu korzystał, a Ty dostaniesz dane, na których można podejmować decyzje.

    ## Połączenie ze stroną, reklamą i komunikatorami

    System na zamówienie nie działa w próżni. Zamówienia i rezerwacje ze strony trafiają do niego automatycznie, a źródło zgłoszenia zapisuje się w karcie klienta. Dzięki temu widać, ile zamówień dała reklama, a ile ruch z Google. Jak podłączam formularze, opisuję przy [integracji formularza z CRM](/strony-internetowe/integracje/).

    Dla firm z rezerwacjami częstym dodatkiem jest bot, który zbiera dane i proponuje termin, zanim klient porozmawia z człowiekiem. Taki [bot do rezerwacji](/chatboty/rezerwacje/) buduję z zaufanym partnerem, a jego połączenie z systemem biorę na siebie.

    ## Ile kosztuje dedykowany CRM i co dochodzi później

    Wdrożenie CRM na zamówienie kosztuje u mnie średnio 4000 zł, cena końcowa. W tej kwocie są mapa procesu, projekt, budowa, połączenie ze stroną, import danych z arkuszy i szkolenie. Kwota rośnie przy większej liczbie modułów i integracji, dlatego dokładną wycenę podaję po rozmowie o procesie.

    Drugą częścią rachunku są koszty utrzymania. Zależą od tego, na czym system będzie działał i ilu użytkowników będzie z niego korzystać. Omawiam je przed podpisaniem umowy, żeby nie było sytuacji, w której tani start zamienia się w drogi abonament. Zestawienie obu wariantów CRM znajdziesz w [cenniku wdrożenia CRM](/cennik/crm/).

    ## Szkolenie i pierwsze tygodnie pracy

Szkolenie robię osobno dla każdej roli, na prawdziwych zamówieniach i rezerwacjach, a nie na wymyślonych przykładach. Recepcja uczy się swoich kroków, magazyn swoich, właściciel dostaje przegląd raportów. Każdy wie, co ma kliknąć i kiedy, a nie przegląda całego systemu.

Przez pierwsze tygodnie jestem dostępny na WhatsApp i Telegramie. Wtedy zwykle wychodzi kilka drobiazgów: pole, którego brakuje, status nazwany inaczej, niż mówi zespół. Takie poprawki wprowadzam w ramach wsparcia po starcie, żeby system dopasował się do codziennej pracy.

CRM na zamówienie czy gotowy CRM

    Uczciwie: w wielu firmach wystarczy gotowy program. Jeśli sprzedajesz głównie w rozmowach na WhatsApp i Instagramie, a po sprzedaży nie ma skomplikowanych etapów, [gotowy CRM](/crm/) zrobi to samo szybciej i bez budowania czegokolwiek od zera. Na pierwszej rozmowie mówię to wprost.

    CRM na zamówienie wybieram wtedy, gdy proces po sprzedaży jest dłuższy niż sama sprzedaż, gdy firma ma kilka lokalizacji z osobnymi grafikami albo gdy płacisz abonament za kilkunastu użytkowników, a korzystacie z ułamka funkcji. Wtedy dedykowany system jest po prostu tańszy w utrzymaniu i wygodniejszy w pracy.