Chatbot WhatsApp
dla firmy
Chatbot WhatsApp odpowiada klientom tam, gdzie i tak piszą najchętniej. Zbiera zapytania, potwierdza terminy, wysyła przypomnienia i oddaje rozmowę człowiekowi, gdy sprawa wymaga decyzji. Wszystko na numerze Twojej firmy i z historią w CRM.
Bezpłatnie: 30 minut rozmowy, plan działań i widełki cenowe na piśmie.
WhatsApp Business
czy WhatsApp Business API
Darmowa aplikacja wystarcza na początek. Bot, kilku konsultantów i CRM wymagają API.
| Aplikacja WhatsApp Business | WhatsApp Business API | |
|---|---|---|
| Dla kogo | Jedna osoba, kilka rozmów dziennie | Zespół, dziesiątki rozmów, automatyzacja |
| Automatyczne odpowiedzi | Powitanie, nieobecność, szybkie odpowiedzi | Pełny bot z pytaniami, przyciskami i AI |
| Kilka osób na jednym numerze | Trudno, bez przydziału rozmów | Tak, z przydziałem rozmów w CRM |
| Połączenie z CRM | Brak | Rozmowy i zgłoszenia w CRM |
| Wiadomości z inicjatywy firmy | Ręcznie, pojedynczo | Zatwierdzone szablony, część płatna w Meta |
| Koszt narzędzia | Bezpłatna | Dostawca API i opłaty za część wiadomości |
Zapytanie obsługuje się
samo, Ty tylko dzwonisz
Formularz, wiadomość do klienta i zadanie w CRM łączą się w jeden ciąg bez ręcznego przepisywania.
- Automatyczna odpowiedź
- Zadanie z terminem
- Etap widoczny w CRM
Co robi automatyzacja
WhatsApp w firmie
Orientacyjna cena, zakres usług, dojazd, czas oczekiwania. Klient dostaje odpowiedź w kilka sekund, a nie po zamknięciu firmy.
Metraż, termin, adres, zdjęcie usterki. Zespół dostaje komplet informacji zamiast pięciu wiadomości „a jeszcze jedno”.
Potwierdzenie rezerwacji i przypomnienie dzień przed wizytą, wysłane z zatwierdzonego szablonu do osób, które się na to zgodziły.
Zamówienie przyjęte, wysłane, gotowe do odbioru. Pod warunkiem, że CRM albo sklep przekazują botowi te dane.
Pytanie o fakturę trafia do księgowości, wycena do handlowca, reklamacja do szefa. Każdy widzi swoje sprawy.
Jak uruchamiam
bota na WhatsAppie
Bota buduję ze sprawdzonym partnerem technicznym. Umowę podpisujesz ze mną, terminy pilnuję ja i to ze mną rozmawiasz o każdej zmianie.
Ile kosztuje
bot na WhatsAppie
Ceny średnie i końcowe. Nie jestem płatnikiem VAT, więc nic do nich nie dochodzi.
Średnio, jednorazowo. Bot, szablony i przekazywanie rozmów zespołowi.
- Scenariusz rozmowy i przyciski
- Szablony powiadomień do akceptacji Meta
- Zbieranie zgód na wiadomości
- Zgłoszenia do CRM lub na e-mail
- Szkolenie zespołu
Bot i CRM, w którym kilka osób odpisuje z jednego numeru.
- Chatbot (średnio 2600 zł)
- Wdrożenie CRM (średnio 2600 zł)
- Przydział rozmów i zadania dla zespołu
- WhatsApp, Instagram i Messenger w jednym oknie
Chatbot WhatsApp: aplikacja czy API
WhatsApp Business w wersji aplikacji to dobre narzędzie dla jednej osoby. Ustawisz w nim wiadomość powitalną, odpowiedź pod nieobecność, szybkie odpowiedzi i katalog usług. Nie zbudujesz w nim jednak bota, który zadaje pytania po kolei, nie podłączysz CRM i nie rozdzielisz rozmów między kilka osób.
Prawdziwy chatbot WhatsApp działa na WhatsApp Business API, czyli na platformie Meta dla firm. Dostęp do niej daje dostawca API albo CRM, który ma taką integrację. Bot może wtedy prowadzić rozmowę według scenariusza, korzystać z AI, zapisywać dane w CRM i przekazywać rozmowy konkretnym osobom. Klient niczego nie instaluje i nic się dla niego nie zmienia: pisze na WhatsAppie jak zwykle.
Kiedy przejść z aplikacji na API? Zwykle wtedy, gdy na WhatsAppie odpisuje więcej niż jedna osoba, gdy wiadomości przychodzą wieczorami i w weekendy albo gdy prowadzisz reklamę z przyciskiem WhatsAppa. Wtedy ręczne odpisywanie z jednego telefonu zaczyna kosztować klientów, a bot ze wspólną skrzynką zwraca się najszybciej.
Okno 24 godzin i szablony wiadomości
Najważniejsza zasada WhatsAppa dla firm: gdy klient napisze pierwszy, przez 24 godziny możesz odpowiadać mu swobodnie, także przez bota. Po tym czasie firma może wysłać tylko wiadomość z szablonu, który wcześniej zaakceptowała Meta. Szablon to gotowy wzór, na przykład „Przypomnienie: jutro o 10:00 masz wizytę. Odpowiedz 1, aby potwierdzić, albo 2, aby zmienić termin”.
Za część szablonów Meta pobiera opłatę, zwykle za marketingowe i za powiadomienia wysłane poza oknem rozmowy. Zwykłe odpowiedzi na wiadomość klienta w ciągu 24 godzin są najczęściej bezpłatne. Dlatego scenariusz układam tak, żeby jak najwięcej działo się w oknie rozmowy, a szablony wykorzystuję tam, gdzie naprawdę pomagają: przy przypomnieniach, potwierdzeniach i informacjach o statusie.
Zgody: do kogo bot może napisać pierwszy
Bot nie może pisać do ludzi, którzy się na to nie zgodzili. Zasady Meta wymagają zgody na wiadomości od firmy na WhatsAppie, a przy treściach marketingowych dochodzą jeszcze polskie przepisy o komunikacji elektronicznej i RODO. W praktyce zbieram zgodę w trzech miejscach: w formularzu na stronie, w samej rozmowie z botem i przy rezerwacji. Każda zgoda ma w CRM datę i źródło, żeby w razie pytań dało się pokazać, skąd się wzięła. Lista numerów kupiona „na wysyłkę” to najkrótsza droga do zablokowania numeru i kłopotów z prawem.
Bot WhatsApp dla firmy usługowej: jak to wygląda
Weźmy firmę sprzątającą. Klient pisze wieczorem: „Ile za sprzątanie mieszkania?”. Bot pyta o metraż, rodzaj sprzątania i termin, podaje orientacyjną cenę z cennika i prosi o adres. Zgłoszenie z kompletem danych ląduje w CRM, a rano koordynator tylko potwierdza termin. Dzień przed usługą klient dostaje przypomnienie z szablonu i jednym kliknięciem potwierdza albo przekłada wizytę.
Podobnie połączone elementy, czyli reklama, boty, CRM i strona, pracują w projekcie dla Magik Cleaning Group, który ma dziś ponad 20 stałych zleceń miesięcznie. Jeśli prowadzisz firmę z tej branży, zajrzyj też na stronę o marketingu dla firm sprzątających.
RODO w rozmowach na WhatsAppie
Numer telefonu i treść rozmowy to dane osobowe. Administratorem jesteś Ty, a Meta, dostawca API i CRM przetwarzają je w Twoim imieniu, więc potrzebne są umowy powierzenia i aktualna polityka prywatności, która wymienia WhatsAppa jako kanał kontaktu. Bot w pierwszej wiadomości podaje link do tej polityki. W rozmowie nie prosi o dane, których nie potrzebujesz, a historię czatów trzymam w CRM, gdzie łatwo nadać dostęp i usunąć dane na żądanie klienta. Więcej o porządku z danymi w systemach sprzedażowych piszę w artykule CRM a RODO.
Sam pracuję na WhatsAppie
To mój główny kanał kontaktu z klientami, więc znam go z obu stron: jako ktoś, kto odpisuje, i jako ktoś, kto czeka na odpowiedź. Wiem, jak irytuje bot, który na każde pytanie odsyła do strony, i jak pomaga taki, który od razu podaje cenę i wolny termin. Scenariusze układam tak, jak sam chciałbym być obsłużony. Gdy WhatsApp ma pracować razem z Instagramem, Messengerem i formularzem w jednym systemie, zobacz integrację chatbota z CRM.
Powiązane strony
Pytania o bota
na WhatsAppie
Czy mogę zostawić obecny numer firmy?
Najczęściej tak, ale zależy to od dostawcy API i tego, jak dziś używasz numeru. Część rozwiązań pozwala połączyć API z numerem, na którym działa już aplikacja WhatsApp Business, inne wymagają przeniesienia numeru. Sprawdzam to przed startem. Czasem prościej jest wziąć osobny numer tylko dla bota i podać go w reklamach i na stronie.
Czy bot może sam pisać do klientów?
Tylko do osób, które zgodziły się na wiadomości od Twojej firmy. Jeśli od ostatniej wiadomości klienta minęło ponad 24 godziny, bot może wysłać wyłącznie szablon zaakceptowany przez Meta. Tak wysyłam przypomnienia o wizytach, potwierdzenia i informacje o statusie. Masowych wysyłek do numerów bez zgody nie robię, bo kończą się blokadą numeru.
Ile kosztują wiadomości w WhatsApp Business API?
Meta pobiera opłaty za część wiadomości wysyłanych z szablonów, zwykle marketingowych i powiadomień poza oknem rozmowy. Stawka zależy od kategorii wiadomości i kraju odbiorcy, a do tego dochodzi abonament dostawcy API. Zwykłe odpowiedzi na wiadomości klientów w ciągu 24 godzin są najczęściej bezpłatne. Przed startem liczę, ile to wyjdzie przy Twojej skali.
Czy kilka osób może odpisywać z jednego numeru?
Tak, to jeden z głównych powodów, żeby przejść na API. Rozmowy trafiają do wspólnej skrzynki w CRM, na przykład w CRM, gdzie każda ma przypisaną osobę. Handlowiec widzi wyceny, recepcja rezerwacje, a Ty całość. Nikt nie musi nosić firmowego telefonu w kieszeni po godzinach.
Czy bot WhatsApp może wysyłać zdjęcia i dokumenty?
Tak. Bot może wysłać cennik w PDF, zdjęcia realizacji albo mapę dojazdu i odebrać od klienta zdjęcie, na przykład usterki do wyceny. Pliki od klientów trafiają do karty zgłoszenia w CRM, więc fachowiec widzi je przed oddzwonieniem. Przy dokumentach i danych wrażliwych ustawiam ostrzeżenie, żeby klienci ich nie przesyłali.
Przenieś rozmowy
z telefonu do systemu
Napisz, ile wiadomości dziennie dostajesz na WhatsAppie i kto na nie odpisuje. Powiem, czy wystarczy aplikacja, czy czas na API. Możesz też od razu umówić bezpłatną konsultację na 30 minut.