Ile kosztuje CRM?

CRM kosztuje dwie rzeczy: abonament albo jednorazowe zbudowanie systemu oraz wdrożenie. Gotowe systemy w chmurze kosztują zwykle od kilkudziesięciu do kilkuset złotych za użytkownika miesięcznie, zależnie od planu. Wdrożenie przez specjalistę to najczęściej od około tysiąca do kilku tysięcy złotych jednorazowo, a w dużych firmach wyraźnie więcej. U mnie wdrożenie gotowego CRM kosztuje średnio 2600 zł, a CRM na zamówienie średnio 4000 zł.

Ile kosztuje CRM w Twojej firmie, zależy głównie od trzech rzeczy: ilu użytkowników potrzebujesz, ile kanałów i integracji podłączasz i czy proces jest standardowy. Niżej rozkładam koszt na części, liczę przykład na pierwszy rok i pokazuję koszty, o których sprzedawcy mówią niechętnie.

Z czego składa się koszt CRM

Najwięcej nieporozumień budzi pierwsza linijka. Cena z cennika producenta dotyczy jednej osoby i jednego miesiąca. Firma z czterema osobami i płatnością za rok z góry płaci więc czterdzieści osiem takich kwot naraz.

Trzy modele cenowe CRM

Abonament w chmurze

Najpopularniejszy model. Płacisz co miesiąc albo co rok za każdego użytkownika, a producent dba o serwery, aktualizacje i kopie zapasowe. Plany różnią się limitami: liczbą lejków, automatyzacji, kontaktów i podłączonych kanałów.

CRM na zamówienie

Płacisz jednorazowo za zbudowanie systemu pod Twój proces, a potem ewentualnie za utrzymanie i rozbudowę. Na rynku ceny rozciągają się od kilku tysięcy do kilkuset tysięcy złotych, zależnie od skali. Skąd biorą się te różnice i ile kosztuje CRM dla małej firmy, opisałem w artykule ile kosztuje dedykowany CRM.

Open source i darmowe plany

Licencja kosztuje 0 zł, ale ktoś musi postawić serwer, zabezpieczyć go i aktualizować. Darmowe plany gotowych systemów mają z kolei limity, które kończą się zwykle w chwili, gdy firma zaczyna rosnąć. Za darmo nie znaczy tanio, jeśli po pół roku trzeba wszystko przenosić.

Arkusz kalkulacyjny

Formalnie nic nie kosztuje. Realny koszt to zapytania, które giną. Przykład: jeśli miesięcznie umykają Ci dwa zlecenia, na których zarabiasz po 1000 zł, arkusz kosztuje Cię 24 000 zł rocznie. To więcej niż kilka lat abonamentu w większości systemów.

Przykład: ile kosztuje CRM w pierwszym roku

Liczby są umowne i służą do rachunku, a nie są ceną konkretnego systemu. Załóżmy firmę z trzema osobami, które obsługują klientów, i abonament 100 zł za użytkownika miesięcznie.

W kolejnych latach płacisz już tylko abonament i wiadomości. Czy to dużo? Jeśli CRM pomoże odzyskać jedno zlecenie miesięcznie z marżą 500 zł, przez rok da 6000 zł, czyli zwróci się przed końcem pierwszego roku. W firmach, w których zapytania giną masowo, zwrot przychodzi zwykle szybciej.

Ile kosztuje CRM u mnie

Nie ukrywam cen, bo sam nie lubię dzwonić po „indywidualną ofertę”:

• Wdrożenie gotowego CRM: średnio 2600 zł. Konto zakładam na Twoją firmę, ustawiam lejek, pola, kanały i automatyzacje, a na końcu szkolę zespół.
• CRM na zamówienie: średnio 4000 zł za system dla małej firmy, budowany pod Twój proces.
• Chatbot połączony z CRM: średnio 2600 zł. Tę część robię z zaufanym partnerem, a umowę, terminy i kontakt z Tobą biorę na siebie.

Wdrożenie trwa około 15 dni. Szkolenie i wsparcie są w cenie, a w trakcie masz trzy etapy poprawek. Płacisz w trzech ratach 30/40/30 albo w abonamencie. Rozliczam się jako JDG bez VAT, więc kwota jest ostateczna. Szczegóły znajdziesz w cenniku CRM.

Co podnosi cenę wdrożenia

Średnia to średnia. Wdrożenie kosztuje więcej, gdy dochodzą elementy, które wymagają dodatkowej pracy:

• Kilka lejków zamiast jednego, na przykład osobno dla klientów indywidualnych i firm albo dla każdej filii.
• Dużo kanałów naraz: WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, formularze z kilku stron i telefonia.
• Integracje z innymi programami: fakturowanie, kalendarz rezerwacji, sklep, kurier. Formularze ze strony podłączam w ramach integracji strony z CRM.
• Dane z wielu źródeł: trzy arkusze, kontakty z telefonu i stara skrzynka mailowa wymagają sprzątania przed importem.
• Chatbot w komunikatorach, który ma zapisywać rozmowy i zapytania prosto w systemie. To osobna praca, opisana przy integracji chatbota z CRM.
• Nietypowe raporty, na przykład marża według źródła klienta albo wyniki każdego pracownika.

Wszystkie te elementy wyceniam przed startem, a cena i zakres trafiają do umowy. Nie ma dopłat w połowie projektu za rzeczy, które dało się przewidzieć na początku.

Ukryte koszty CRM

• Płatność z góry za dłuższy okres. Część systemów nie ma planu miesięcznego. Rezygnacja po dwóch miesiącach nie zwraca pieniędzy za resztę roku.
• Dodatki i widżety. Integracja z telefonią, podpisy dokumentów czy rozbudowane raporty bywają płatne osobno, u producenta albo u firm trzecich.
• Wzrost cen. Producenci co jakiś czas podnoszą ceny planów. Zapytaj, o ile rosły w ostatnich latach.
• Licencje dla nieaktywnych. Konto dla osoby, która loguje się raz w miesiącu, kosztuje tyle samo co dla handlowca.
• Koszt przesiadki. Gdy system nie pasuje, płacisz drugi raz za wdrożenie i tracisz część historii rozmów.
• Koszt niewdrożenia. Najdroższy jest CRM, którego nikt nie używa: abonament płynie, a zapytania dalej giną w telefonie.

Jak obniżyć koszt CRM bez utraty sensu

1. Kup licencje tylko dla osób, które rozmawiają z klientami.
2. Zacznij od jednego lejka i dwóch, trzech automatyzacji, a rozbudowuj po miesiącu.
3. Wybieraj gotowe integracje zamiast programowania na zamówienie, gdy tylko się da.
4. Testuj miesięcznie, płać rocznie dopiero wtedy, gdy wiesz, że zostajesz.
5. Postaw na porządne wdrożenie od razu. Poprawianie źle ustawionego systemu kosztuje więcej niż zrobienie go dobrze za pierwszym razem.

Jeśli wciąż nie wiesz, który typ systemu wybrać, zacznij od tekstu jaki CRM wybrać. A gdy chcesz porównać konkretną ofertę z tym, co robię, zajrzyj na stronę wdrożenia gotowego CRM.

Checklista przed zakupem CRM

• Znasz liczbę użytkowników, którzy naprawdę potrzebują konta.
• Masz cenę planu z aktualnego cennika i wiesz, czy płacisz miesięcznie, czy za rok.
• Wdrożenie, integracje i szkolenie są wycenione osobno i na piśmie.
• Wiesz, ile kosztują wiadomości wysyłane z systemu.
• Policzyłeś koszt pierwszego roku i porównałeś go z wartością jednego odzyskanego zlecenia.