Ile kosztuje dedykowany CRM?

Dedykowany CRM, czyli system zbudowany pod proces jednej firmy, kosztuje na rynku od kilku tysięcy złotych za prosty system dla małej firmy do kilkudziesięciu, a przy dużych wdrożeniach nawet kilkuset tysięcy złotych. Rozrzut bierze się stąd, że pod tą samą nazwą kryje się i lejek dla pięcioosobowej firmy, i platforma dla setek handlowców połączona z magazynem i księgowością.

Ile kosztuje dedykowany CRM u mnie? Dla małej firmy średnio 4000 zł, z terminem około 15 dni. Niżej wyjaśniam, co wpływa na cenę, jakie koszty pojawiają się po starcie i kiedy system na zamówienie opłaca się bardziej niż abonament gotowego programu. Szerszy obraz, z cenami gotowych systemów, znajdziesz w tekście ile kosztuje CRM.

Co znaczy „dedykowany” CRM

Gotowy CRM konfigurujesz w granicach, które wyznaczył producent: możesz nazwać etapy, dodać pola i ustawić automatyzacje, ale logiki systemu nie zmienisz. Dedykowany CRM powstaje odwrotnie. Najpierw rozpisuję Twój proces, a potem buduję system, który go odwzorowuje: Twoje etapy, Twoje dokumenty, Twoje role w zespole i Twoje integracje.

Różnica wychodzi przy wyjątkach. Jeśli w Twojej firmie zlecenie przechodzi przez pomiar, wycenę w trzech wariantach, zaliczkę, harmonogram ekip i protokół odbioru, gotowy system wymusi obejścia. Zespół zacznie prowadzić obok arkusz, a CRM zamieni się w drogi notatnik.

Widełki cen na rynku

To orientacyjne przedziały, a nie cennik. Dwie oferty na „CRM na zamówienie” mogą różnić się dziesięciokrotnie, bo opisują zupełnie inny zakres. Dlatego porównuj zakres, a nie samą kwotę.

7 czynników, które decydują o cenie

1. Liczba procesów. Jeden lejek sprzedaży to inna praca niż sprzedaż, serwis, reklamacje i zamówienia w jednym systemie.
2. Role i uprawnienia. Gdy handlowiec ma widzieć tylko swoich klientów, kierownik swój zespół, a właściciel całość, każda rola wymaga zaprojektowania.
3. Integracje. Formularze ze strony, reklamy, komunikatory, program do faktur, kurier, płatności. Każde połączenie to osobny kawałek pracy i testów.
4. Przeniesienie danych. Czysty arkusz importuje się w godzinę. Trzy arkusze z duplikatami i kontakty z kilku telefonów to dzień sprzątania.
5. Praca z telefonu. Wygodny dostęp mobilny podnosi koszt, a w małej firmie zwykle jest niezbędny.
6. Raporty. Proste zestawienia są tanie. Marża według źródła klienta czy wyniki każdej filii wymagają więcej pracy.
7. Utrzymanie i rozwój. System, który ma rosnąć razem z firmą, trzeba zaprojektować z zapasem.

Koszty po starcie

Jednorazowa cena to nie wszystko. Po uruchomieniu mogą pojawić się koszty serwera albo platformy, na której działa system, kopii zapasowych, płatnych połączeń z komunikatorami i zmian, o które poprosisz po kilku miesiącach. W systemach budowanych przez software house utrzymanie to często stała opłata miesięczna. Poproś każdego wykonawcę o wyliczenie kosztów na pierwszy rok po starcie. Ja omawiam je przed podpisaniem umowy, żeby po wdrożeniu nie było niespodzianek.

Dedykowany CRM czy abonament

Przykład: rachunek na trzy lata

Liczby są umowne, chodzi o sposób liczenia. Firma ma sześć osób w systemie. Gotowy CRM kosztuje w tym przykładzie 100 zł za użytkownika miesięcznie. System na zamówienie średniej wielkości kosztuje 8000 zł jednorazowo plus 100 zł miesięcznie za utrzymanie.

Przy małym zespole i krótkim horyzoncie wygrywa abonament. Im więcej osób i im dłużej planujesz korzystać z systemu, tym bardziej opłaca się własny CRM. Do rachunku dolicz jeszcze czas, który zespół traci na obejścia w źle dopasowanym systemie.

Prosta zasada: jeśli gotowy system obsługuje 90% Twojego procesu, wybierz go i nie przepłacaj. Na przykład firmie, w której klienci piszą głównie w komunikatorach, zwykle wystarczy wdrożenie gotowego CRM. Jeśli obok gotowego CRM musisz prowadzić arkusz, bo czegoś nie da się w nim zapisać, to sygnał, że czas na system na zamówienie.

Jak przygotować się do wyceny

Im lepszy opis, tym dokładniejsza cena. Przygotuj:

• opis drogi klienta od pierwszego kontaktu do zapłaty i obsługi po sprzedaży,
• listę osób, które będą pracować w systemie, i tego, co każda z nich ma widzieć,
• kanały, którymi przychodzą zapytania, i programy, z którymi CRM ma się łączyć,
• przykładowe dokumenty: ofertę, umowę, protokół, fakturę,
• liczbę klientów i zapytań w bazie oraz miejsca, w których dziś leżą dane.

Wystarczą punkty, nie potrzebujesz specyfikacji na czterdzieści stron. Najprościej przejść przez to w briefie na CRM.

Ile kosztuje CRM na zamówienie u mnie

Buduję systemy dla małych i średnich firm, a nie dla korporacji z setkami użytkowników. Dlatego średnio wychodzi 4000 zł, a nie kilkadziesiąt tysięcy. W standardowym zakresie są: lejek z etapami Twojej sprzedaży, karty klientów z polami pod Twoją branżę, zadania i powiadomienia, połączenie z formularzami i komunikatorami, szkolenie zespołu i wsparcie po starcie. Masz trzy etapy poprawek, a płacisz w ratach 30/40/30 albo w abonamencie. Konto i dane są Twoje od pierwszego dnia. Więcej o tym, jak pracuję, przeczytasz na stronie CRM na zamówienie, a pozostałe ceny w cenniku CRM.

Najczęstsze błędy przy zamawianiu dedykowanego CRM

• Wszystko naraz. Zamawianie systemu, który od pierwszego dnia ma obsłużyć każdy dział, wydłuża termin i podnosi cenę. Lepiej zacząć od pierwszej wersji i dokładać moduły.
• Brak osoby odpowiedzialnej po Twojej stronie. Ktoś musi odpowiadać na pytania wykonawcy i zatwierdzać etapy, inaczej projekt stoi.
• Porównywanie samych kwot. Oferta tańsza o połowę często nie zawiera integracji albo szkolenia.
• Brak zapisu o danych. Umowa musi mówić, do kogo należą dane i jak je odzyskasz. Przy okazji sprawdź, jak pogodzić system z przepisami, o czym piszę w tekście CRM a RODO.

Checklista przed zamówieniem

• Gotowe systemy nie obsługują Twojego procesu bez obejść.
• Masz opis procesu, ról i integracji w punktach.
• Wiesz, co wchodzi do pierwszej wersji, a co może poczekać.
• Znasz koszty utrzymania na pierwszy rok po starcie.
• Umowa określa termin, zakres, własność danych i przekazanie dostępów.