Jakie pozwolenia na salon kosmetyczny?

Jakie pozwolenia na salon kosmetyczny musisz zdobyć? Koncesji ani specjalnego zezwolenia nie potrzebujesz, bo usługi kosmetyczne to działalność nieregulowana. Musisz za to zarejestrować firmę, przygotować lokal i procedury pod wymagania sanitarne, zgłosić salon do Sanepidu, zapewnić kasę fiskalną, odbiór odpadów, a przy zatrudnieniu pracowników także spełnić wymagania BHP.

Brak koncesji często usypia czujność. Formalności jest sporo, a najdroższe okazują się te związane z lokalem, bo wychodzą po podpisaniu umowy najmu. Ten tekst to lista spraw w kolejności, w jakiej warto je załatwiać. Nie jest poradą prawną: przepisy się zmieniają, a szczegóły zależą od zabiegów, które wykonujesz. Traktuj go jako mapę do rozmowy z Sanepidem, księgową i prawnikiem.

Piszę go jako osoba, która od lat robi marketing dla salonów, w tym dla sieci Gladkotnacy. Jej właściciel, Szymon Black, przeszedł ponad 100 kontroli Sanepidu i PIP, a jego doświadczenie jest podstawą wskazówek o formalnościach w tym tekście.

Lista spraw do załatwienia przed otwarciem salonu

Rejestracja firmy

Większość salonów startuje jako jednoosobowa działalność gospodarcza zarejestrowana w CEIDG. Przy rejestracji wybierasz kod PKD dla usług kosmetycznych. Od 2025 roku obowiązuje nowa klasyfikacja PKD z okresem przejściowym, więc kod sprawdź w wyszukiwarce CEIDG albo z księgową. Wybierasz też formę opodatkowania, a od niej zależy, ile realnie zostanie Ci z każdej usługi. To decyzja na cały rok, więc policz ją przed rejestracją, a nie po pierwszym miesiącu.

Sanepid i wymagania sanitarne

To najważniejszy punkt. Salon, w którym wykonuje się zabiegi mogące naruszyć ciągłość skóry, musi stosować pisemne procedury zapobiegające zakażeniom, wynikające z ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. W praktyce inspektor zwraca uwagę na:

• powierzchnie w strefie zabiegowej łatwe do mycia i dezynfekcji,
• umywalkę do mycia rąk z ciepłą wodą,
• osobne miejsce do mycia, dezynfekcji i sterylizacji narzędzi,
• dokumentację sterylizacji albo narzędzia jednorazowe,
• wentylację i oświetlenie,
• zaplecze dla personelu i toaletę,
• procedury na piśmie dla każdego rodzaju zabiegu.

Jak wygląda kontakt z Sanepidem

Zgłoś salon do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej właściwej dla adresu lokalu. Stacje różnią się praktyką: w jednej złożysz wniosek o opinię lokalu, w innej zgłoszenie do rejestru, a inspektor przyjdzie na kontrolę już po otwarciu. Dlatego najprostszy krok to telefon do stacji jeszcze przed remontem i pytanie, jakich dokumentów oczekują. Rozmowa trwa kwadrans, a może oszczędzić przebudowy.

Lokal: sposób użytkowania i zgody

Jeśli lokal był wcześniej mieszkaniem, a czasem także sklepem albo biurem, sprawdź, czy otwarcie salonu nie wymaga zmiany sposobu użytkowania według prawa budowlanego. Zapytaj zarządcę budynku albo wydział architektury w starostwie. Sprawdź też umowę najmu i regulamin wspólnoty: zgodę na remont, szyld, wentylację wyprowadzoną na elewację, godziny pracy. Szyld bywa objęty uchwałą krajobrazową gminy, więc i tu zapytaj w urzędzie.

Kasa fiskalna, odpady i ubezpieczenie

• Kasa fiskalna. Usługi kosmetyczne są wyłączone ze zwolnienia z kasy ze względu na niski obrót, więc według obecnych przepisów kasa jest potrzebna od pierwszej sprzedaży osobie prywatnej. Potwierdź to z księgową przed otwarciem.
• Odpady. Igły, waciki z krwią i inne odpady z zabiegów wymagają umowy z firmą, która je odbiera. Zapytaj ją, czy potrzebujesz wpisu do rejestru BDO.
• Ubezpieczenie OC. Nie zawsze obowiązkowe, ale przy zabiegach na skórze trudno wyobrazić sobie salon bez niego.
• Muzyka. Jeśli puszczasz muzykę klientkom, sprawdź opłaty dla organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi albo korzystaj z serwisów z licencją do lokali.

Pracownicy: BHP i PIP

Gdy zatrudniasz pierwszą osobę, dochodzą obowiązki pracodawcy: szkolenie BHP, badania lekarskie, ocena ryzyka zawodowego, regulamin pracy przy większym zespole. Kontrolę może przeprowadzić Państwowa Inspekcja Pracy. Szymon w swoich salonach przeszedł zarówno kontrole Sanepidu, jak i PIP, i z jego doświadczenia wynika prosta zasada: inspektor najpierw patrzy na dokumenty, więc trzymaj je w jednym segregatorze, aktualne i podpisane.

Dane klientek i RODO

Karta klientki z wywiadem o alergiach czy przeciwwskazaniach zawiera dane o zdrowiu, czyli dane szczególnej kategorii. Potrzebujesz klauzuli informacyjnej, bezpiecznego miejsca przechowywania i zasad dostępu dla personelu. Jeśli prowadzisz bazę w systemie rezerwacji albo CRM, przeczytaj CRM a RODO, a jeśli zbierasz zapisy przez stronę, tekst o RODO na stronie internetowej.

Przykład: kolejność, która oszczędza miesiąc

Przykład (sytuacja umowna). Kosmetyczka znajduje lokal po sklepie odzieżowym. Zanim podpisze umowę, dzwoni do stacji sanitarnej i dowiaduje się, czego inspektor oczekuje przy zabiegach z naruszeniem skóry. Okazuje się, że potrzebne jest osobne miejsce do mycia narzędzi i druga umywalka. Z tą wiedzą negocjuje z właścicielem dwa miesiące bez czynszu na remont i wpisuje do umowy zgodę na doprowadzenie wody. Firmę rejestruje dopiero, gdy zna datę zakończenia prac, a kasę fiskalną i umowę na odpady załatwia w ostatnim tygodniu przed otwarciem. Ta sama osoba, działając w odwrotnej kolejności, płaciłaby czynsz za lokal, którego nie może otworzyć.

Typowe błędy przy formalnościach salonu

• Umowa najmu przed rozmową z Sanepidem. Najdroższy błąd, bo wymagań lokalu nie zmienisz podpisem.
• Procedury ściągnięte z internetu. Inspektor sprawdza, czy procedura pasuje do Twoich zabiegów i czy personel ją zna.
• Zabiegi z pogranicza medycyny. Granice między kosmetologią a medycyną estetyczną bywają sporne i zmieniają się. Zanim wprowadzisz nowy zabieg, sprawdź, kto może go wykonywać.
• Brak dokumentacji sterylizacji. Sterylizator jest, ale nikt nie zapisuje cykli.
• Odkładanie kasy fiskalnej. Kara i stres przy pierwszej kontroli skarbówki.

Formalności a marketing salonu

Kiedy papiery są gotowe, zostaje pytanie, skąd przyjdą klientki. Tu wchodzę ja: ustawiam stronę, Mapy Google i kampanie, a o firmę, lokal i Sanepid pytaj prawnika, księgowego i inspekcję. Ten tekst nie zastępuje ich porad, ale pozwala przyjść do nich z konkretnymi pytaniami. Jeśli chcesz omówić start swojego salonu, umów się na bezpłatną konsultację. Budżet całego otwarcia rozpisuję w artykule ile kosztuje otwarcie salonu kosmetycznego, a jak prowadzę promocję gotowych salonów, zobaczysz na stronie marketing salonów beauty.

Checklista: pozwolenia i formalności salonu kosmetycznego

• Forma działalności i opodatkowania wybrana z księgową.
• Firma zarejestrowana z właściwym kodem PKD.
• Lokal sprawdzony pod kątem sposobu użytkowania i zgód zarządcy.
• Rozmowa z Sanepidem odbyta przed remontem.
• Procedury higieniczne spisane dla każdego zabiegu.
• Sterylizacja z dokumentacją albo narzędzia jednorazowe.
• Kasa fiskalna gotowa przed pierwszą usługą.
• Umowa na odbiór odpadów podpisana.
• BHP i badania pracowników przed ich pierwszym dniem.
• Klauzula RODO i karta klientki przygotowane.